Datenschutz
Löschkonzept & Aufbewahrungsfristen
Der tägliche technische Aufräumlauf bereinigt die dafür implementierten Protokoll- und Kommunikationsbestände. Der gemeinsame Katalog nennt auch manuelle, zweckbezogene Prozesse: Arbeitszeit, Urlaub und Krankheitsbezüge werden nicht täglich automatisch gelöscht. Die Apotheke prüft Bedarf und Aufbewahrungsgründe und erteilt dokumentierte Weisungen; OctoHealth verantwortet Rückgabe und Umsetzung. Vorjahresstände und Korrekturhistorie bleiben bis zur gesicherten vollständigen Rückgabe erhalten. Dies ist keine pauschale DSGVO-Zertifizierung.
Seit dem 29.10.2026 gilt das von OctoHealth festgelegte Organisationsverfahren: Arbeitszeit und Urlaub werden nach dokumentiertem Abschluss des jeweiligen Jahres, notwendige Krankmeldungsdaten nach Abschluss des konkreten Falls binnen 30 Tagen manuell auf weiteren Bedarf geprüft; offene Aufbewahrungsgründe werden monatlich wiedervorgelegt. Bei Vertragsende fordert die Administration die Wahl der Apotheke zwischen Rückgabe und Löschung an, mahnt bei ausbleibender Weisung nach 14 Tagen und eskaliert spätestens an Tag 30 intern. Gesetzliche Nachweise, offene Ansprüche und LegalHold bleiben geschützt; begrenzte Restbestände benötigen einen konkreten Grund, Owner und nächsten Prüftermin. Die Apotheke entscheidet, OctoHealth-Administration dokumentiert Umfang, Berechtigung, vollständige Rückgabe einschließlich Vorjahren/Korrekturhistorie, Empfangsbeleg und gesonderte Weisung vor einem Eingriff. Ohne diese Belege ist kein Einzelfallabschluss möglich. Dies sind Organisations-Prüf- und Eskalationsfristen, keine gesetzlichen Löschfristen, keine automatische Löschung, keine rückwirkende Vertragszustimmung und kein Nachweis einer bereits durchgeführten Einzelfallprüfung.
Stand: 29. Oktober 2026
| Bereich | Daten | Frist | Vorgehen |
|---|---|---|---|
| Arbeitszeit und Korrekturprotokolle§ 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG, § 16 Abs. 2 ArbZG, § 26 Abs. 1 BDSG; Art. 5 Abs. 1 lit. e und Art. 28 Abs. 3 lit. g DSGVO | Beginn, Ende, Pausen, Zeitanträge, Entscheidungen und Korrekturhistorie | Zweck- und nachweisbezogen; § 16 Abs. 2 ArbZG-Nachweise mindestens zwei Jahre | Keine automatische HR-Fristlöschung. Die Apotheke bestimmt erforderliche Nachweis-/Abrechnungsfristen und prüft nach Zweckende sowie bei Vertragsende. Vor Rückgabe/Löschung vollständige Daten und Korrekturhistorie auf Anforderung exportieren und Übergabe belegen; Umsetzung durch OctoHealth auf dokumentierte Weisung, kein Verlust gesetzlich benötigter Nachweise. |
| Abwesenheit und Urlaub§ 26 Abs. 1 BDSG, BUrlG, Art. 5 Abs. 1 lit. e und Art. 28 Abs. 3 lit. g DSGVO | Urlaubs-/Abwesenheitsanträge, Freigaben, Ausgangsstände, Vorjahresstände und Korrekturhistorie | Bis Ansprüche, Überträge und Abrechnungs-/Nachweiszwecke geklärt sind; keine pauschale Dreijahresfrist | Die Apotheke prüft nach Abschluss des Urlaubs-/Abrechnungsjahres und vor Vertragsende offene Ansprüche und Aufbewahrungsgründe. Vorjahresstände und Korrekturhistorie bleiben erhalten. Kein automatischer HR-Löschlauf; dokumentierte Weisung und vollständige Rückgabe einschließlich Historie vor gezielter Löschung durch OctoHealth. |
| Krankheitsbezüge BeschäftigterArt. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO, § 26 Abs. 3 BDSG; Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO | Krankmeldungsart und Zeitraum, notwendige Entscheidungen; keine Diagnose/AU-Inhalte | Nur solange für Entgeltfortzahlung, arbeitsrechtliche Pflichten oder konkrete Ansprüche erforderlich | Die Apotheke prüft nach Abschluss des Entgeltfortzahlungs-/Abrechnungsfalls den Bedarf, trennt notwendige Nachweise von entbehrlichen Angaben und dokumentiert Einschränkung bzw. Löschweisung. OctoHealth setzt die Weisung nach gesicherter Rückgabe um. Keine automatische produktive Gesundheitsdatenlöschung; keine pauschale Frist für alle Krankheitsbezüge. |
| AktivitätsprotokollNachvollziehbarkeit und Missbrauchserkennung, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO | Aufrufe, Änderungen, Anmeldungen (Nutzerkonto, Pfad, Zeitpunkt) | 12 Monate | Vollständige Löschung |
| KI-NutzungKontingentsteuerung und Missbrauchsschutz | Zähler je Baustein und Konto (keine Inhalte) | 90 Tage | Vollständige Löschung |
| TerminbuchungenZweckbindung, Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO | Name, E-Mail, Telefon, Anliegen, interne Notiz | 6 Monate nach dem Termin | Kontaktdaten werden anonymisiert, der Termin bleibt als Zahl erhalten |
| Terminbuchungen (Datensatz)Auswertung der Auslastung, danach kein Zweck mehr | Anonymisierte Terminzeilen | 24 Monate | Vollständige Löschung |
| TeamchatInterne Abstimmung, kein Aufbewahrungszweck darüber hinaus | Nachrichten im internen Teamraum | 12 Monate | Vollständige Löschung |
| MitteilungenZustellnachweis | Benachrichtigungen in der Glocke und per E-Mail-Protokoll | 90 Tage nach dem Lesen, spätestens 12 Monate | Vollständige Löschung |
| Bewerbungen und MatchingAGG-Fristen laufen deutlich früher aus; längere Aufbewahrung nur mit Einwilligung | Interessensbekundungen und Nachrichten in Stellen- und Apothekenbörse | 24 Monate | Vollständige Löschung |
| BewerberprofileSpeicherbegrenzung, Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO; keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht, Frist ist Festlegung des Betreibers | Qualifikation, Verfügbarkeit, Region, Freitext | 12 Monate ohne Pflege unsichtbar, nach weiteren 6 Monaten Löschung (Einführung läuft) | 12 Monate ohne bewusste Bestätigung: unsichtbar. 18 Monate: Löschung von Profil und Kontaktdaten (Plattformfrist, keine gesetzliche Frist; vom Betreiber am 02.10.2026 festgelegt), frühestens 30 Tage nach E-Mail- und In-App-Vorwarnung mit „Weiter nutzen“; nicht bei dokumentiertem Aufbewahrungsgrund. Match-Nachrichten (24 Monate) und Benutzerkonto folgen eigenen Fristen |
| AnfragenAnbahnung eines Vertrags, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO | Workshop-, Partner- und Beratungsanfragen | 12 Monate nach Abschluss | Vollständige Löschung |
| KundenbefragungKein Personenbezug, Löschung aus Sparsamkeit | Anonyme Antworten aus dem Befragungsbogen | 24 Monate | Vollständige Löschung |
| Recherche- und PrüfläufeTechnische Nachvollziehbarkeit | AMK-Abrufe, Rechts-Prüfläufe, Fördermittel-Suchen, QMS-Scans | 12 Monate (QMS-Scans 24 Monate) | Vollständige Löschung der Protokolle |
| Fachdaten der ApothekeArt. 28 Abs. 3 lit. g DSGVO (siehe Auftragsverarbeitung) | Eingaben in den Bausteinen, Dokumente, Uploads | Zweckbezogene Aufbewahrung; Rückgabe oder Löschung nach Vertragsende auf dokumentierte Wahl/Weisung | Keine generelle automatische Vertragsende-Löschung. OctoHealth klärt mit der verantwortlichen Apotheke Rückgabe, notwendige Nachweise und Löschumfang, bereitet die vollständige Rückgabe manuell vor und dokumentiert Übergabe und Löschung. Bestehende Konto-/Zeitraumexporte sind kein vollständiger HR-/Historienexport. Gesetzlich erforderliche Bestände bleiben zweckgebunden erhalten; Anbieterfristen für Sicherungskopien sind gesondert nachzuweisen. |
| Rechnungen und Zahlungen§ 147 Abs. 1, 3, 4 AO, § 257 Abs. 1, 4, 5 HGB (Buchungsbelege seit 01.01.2025 acht Jahre) | Rechnungsdaten, Zahlungsbelege | 8 Jahre (Bücher, Jahresabschlüsse, Inventare, Lageberichte: 10 Jahre), jeweils ab Ende des Kalenderjahres | Aufbewahrung; Löschung nach Fristablauf, verlängert solange Festsetzungsfristen, Prüfungen oder Rechtsstreite laufen. Keine vorzeitige Löschung |
Ihre eigenen Löschrechte
- Einzelne Einträge, Dokumente und Uploads löschen Sie jederzeit selbst im jeweiligen Baustein.
- Bei einer Anforderung prüfen wir Identität, Umfang und Aufbewahrungsgründe und dokumentieren Rückgabe und Löschung. Vollständige HR-Daten samt Historie werden manuell vorbereitet; der Kontoexport und der Zeiten-CSV ersetzen diese Prüfung nicht.
- Steuerlich aufbewahrungspflichtige Rechnungsdaten bleiben davon unberührt (§ 147 AO).
Ergänzend: Datenschutzerklärung, Auftragsverarbeitung und Datensicherheit.