Datenschutz
Löschkonzept & Aufbewahrungsfristen
Daten werden nicht gelöscht, weil jemand daran denkt, sondern weil ein Lauf sie löscht. Jede Nacht um 03:15 Uhr räumt ein automatischer Prozess die Datenbank nach den unten stehenden Fristen auf und protokolliert das Ergebnis. Die Fristen setzen Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO (Speicherbegrenzung) um.
| Bereich | Daten | Frist | Vorgehen |
|---|---|---|---|
| AktivitätsprotokollNachvollziehbarkeit und Missbrauchserkennung, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO | Aufrufe, Änderungen, Anmeldungen (Nutzerkonto, Pfad, Zeitpunkt) | 12 Monate | Vollständige Löschung |
| KI-NutzungKontingentsteuerung und Missbrauchsschutz | Zähler je Baustein und Konto (keine Inhalte) | 90 Tage | Vollständige Löschung |
| TerminbuchungenZweckbindung, Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO | Name, E-Mail, Telefon, Anliegen, interne Notiz | 6 Monate nach dem Termin | Kontaktdaten werden anonymisiert, der Termin bleibt als Zahl erhalten |
| Terminbuchungen (Datensatz)Auswertung der Auslastung, danach kein Zweck mehr | Anonymisierte Terminzeilen | 24 Monate | Vollständige Löschung |
| TeamchatInterne Abstimmung, kein Aufbewahrungszweck darüber hinaus | Nachrichten im internen Teamraum | 12 Monate | Vollständige Löschung |
| MitteilungenZustellnachweis | Benachrichtigungen in der Glocke und per E-Mail-Protokoll | 90 Tage nach dem Lesen, spätestens 12 Monate | Vollständige Löschung |
| Bewerbungen und MatchingAGG-Fristen laufen deutlich früher aus; längere Aufbewahrung nur mit Einwilligung | Interessensbekundungen und Nachrichten in Stellen- und Apothekenbörse | 24 Monate | Vollständige Löschung |
| BewerberprofileDatenminimierung, Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO | Qualifikation, Verfügbarkeit, Region, Freitext | 12 Monate ohne Pflege | Profil wird automatisch unsichtbar geschaltet; Löschung jederzeit im Konto möglich |
| AnfragenAnbahnung eines Vertrags, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO | Workshop-, Partner- und Beratungsanfragen | 12 Monate nach Abschluss | Vollständige Löschung |
| KundenbefragungKein Personenbezug, Löschung aus Sparsamkeit | Anonyme Antworten aus dem Befragungsbogen | 24 Monate | Vollständige Löschung |
| Recherche- und PrüfläufeTechnische Nachvollziehbarkeit | AMK-Abrufe, Rechts-Prüfläufe, Fördermittel-Suchen, QMS-Scans | 12 Monate (QMS-Scans 24 Monate) | Vollständige Löschung der Protokolle |
| Fachdaten der ApothekeArt. 28 Abs. 3 lit. g DSGVO (siehe Auftragsverarbeitung) | Eingaben in den Bausteinen, Dokumente, Uploads | Vertragsdauer + 30 Tage | Nach Vertragsende 30 Tage Exportfenster, danach Löschung; Sicherungen laufen im Zyklus aus |
| Rechnungen und Zahlungen§ 147 AO, § 257 HGB. Die gesetzliche Mindestfrist für Buchungsbelege beträgt seit 1. Januar 2025 acht Jahre; wir bewahren einheitlich zehn Jahre auf, weil für Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse und Lageberichte weiterhin zehn Jahre gelten. | Rechnungsdaten, Zahlungsbelege | 10 Jahre | Aufbewahrung, keine automatische Löschung |
Ihre eigenen Löschrechte
- Einzelne Einträge, Dokumente und Uploads löschen Sie jederzeit selbst im jeweiligen Baustein.
- Das gesamte Konto samt Apothekendaten löschen wir auf Anforderung innerhalb von 30 Tagen; ein Export steht vorher bereit.
- Steuerlich aufbewahrungspflichtige Rechnungsdaten bleiben davon unberührt (§ 147 AO).
Ergänzend: Datenschutzerklärung, Auftragsverarbeitung und Datensicherheit.