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Lösung · Team & Organisation

Einsatzplanung & Zeiterfassung: Wochenplan, Urlaub und Arbeitszeitnachweis

Der Dienstplan hängt in Excel, der Urlaub steht im Kalender, die Arbeitszeiten liegen auf Zetteln. Dieses Modul führt beides zusammen: die Regelwoche als Schichtvorlage, daraus jeder Wochenplan in Sekunden, Urlaub und Krankheit direkt berücksichtigt – und eine Zeiterfassung, die Pausen nach § 4 ArbZG prüft und den Nachweis nach § 16 Abs. 2 ArbZG liefert.

Hände stecken farbige Schichtkarten an eine Wochenplanungstafel im Apotheken-Backoffice

Das Wichtigste in 60 Sekunden

Dienstplan in Excel, Urlaub im Kalender, Arbeitszeiten auf Zetteln – am Monatsende passt nichts zusammen. Das Modul führt beides zusammen: Regelwoche als Vorlage, Wochenplan in Sekunden, Urlaub und Krankheit direkt berücksichtigt. Die Zeiterfassung prüft Pausen nach § 4 ArbZG und liefert den Nachweis nach § 16 Abs. 2 ArbZG.Mehr lesen
  • Start:ca. 35 Minuten für Team und Regelwoche
  • Danach:wöchentlich rund 5 Minuten
  • Voraussetzung:Teamliste mit Arbeitszeitmodellen
  • Ergebnis:Dienstplan als PDF, Zeitnachweis als Excel
Apotheke registrieren

Was am Ende vorliegt

  • Ein verlässlicher Wochenplan statt Excel-Datei mit unklarem Stand
  • Urlaubsansprüche und Reststände je Person nachvollziehbar
  • Arbeitszeitnachweis nach § 16 Abs. 2 ArbZG
  • Monatsauswertung als Datei für Lohn und Steuerberatung

Für wen ist das gemacht?

  • Inhaber:innen und Filialleitungen, die den Wochenplan verantworten
  • Apotheken mit Teilzeit, Springern und wechselnden Notdiensten
  • Teams, die Arbeitszeiten nachweisbar dokumentieren müssen
  • Betriebe, die Urlaubsansprüche und Reststände im Blick behalten wollen

Nicht nötig, wenn: Ihre Warenwirtschaft Dienstplan und Zeiterfassung bereits gemeinsam abbildet.

Was drinsteckt

  • Schichtvorlagen für die Regelwoche

    Frühdienst, Spätdienst, Rezeptur, Botendienst oder Backoffice einmal beschreiben – mit Zeiten, Qualifikation und Mindestbesetzung. Ein Startpaket für Apotheken ist enthalten.

  • Wochenplan in Sekunden

    „Woche aus Vorlagen füllen“ erzeugt den Plan, Sie ordnen nur noch Personen zu. Unterbesetzung und Konflikte werden sofort markiert.

  • Urlaub und Krankheit

    Abwesenheiten mit Status und Zeitraum, dazu ein Restanspruchs-Rechner je Person. Wer abwesend ist, wird nicht eingeplant.

  • Zeiterfassung mit Pausenprüfung

    Ist-Zeiten je Person und Tag, Brutto und Netto getrennt, automatische Prüfung der Pflichtpausen nach § 4 ArbZG und der Höchstarbeitszeit nach § 3 ArbZG.

  • Soll-Ist je Person

    Geplante gegen erfasste Stunden, Monatssummen und Export als CSV für Lohnbuchhaltung und Steuerberatung.

  • Verzahnt mit Teamraum und Terminen

    Die Personen kommen aus den Team-Zugängen, Schichten lassen sich als Kalenderdatei exportieren, und die Besetzung wird gegen die Sprechzeiten der Terminbuchung geprüft.

So läuft es ab

Einmaliger Aufwand insgesamt: rund 35 Minuten – dazu kommen die wiederkehrenden Schritte.

  1. 1

    Team hinterlegen

    Inhaber:in15 Min.einmalig

    Personen, Rollen und vertragliche Wochenstunden einmal erfassen.

  2. 2

    Regelwoche beschreiben

    Filialleitung20 Min.einmalig

    Schichtvorlagen anlegen oder das Startpaket übernehmen.

  3. 3

    Woche füllen

    Filialleitung5 Min. wöchentlichwiederkehrend

    Plan erzeugen, Personen zuordnen, Lücken schließen.

  4. 4

    Abwesenheiten pflegen

    Filialleitunglaufendwiederkehrend

    Urlaub, Krankheit und Fortbildung eintragen.

  5. 5

    Zeiten dokumentieren

    Teamtäglich 1 Min.wiederkehrend

    Ist-Zeiten erfassen, Pausen prüfen, Monat exportieren.

Was das Modul nicht leistet

Damit die Erwartung stimmt, hier die bewussten Grenzen:

  • Keine Lohnabrechnung: Das Modul liefert Auswertungen, rechnet aber keine Löhne ab.
  • Keine Leistungs- oder Verhaltenskontrolle einzelner Mitarbeitender.
  • Keine Stempeluhr-Hardware: Zeiten werden im Browser erfasst oder aus dem Plan übernommen.
  • Kein Ersatz für tarifliche oder arbeitsvertragliche Prüfung im Einzelfall.

Passt das zu uns?

Zwei, drei Fragen – die Antworten bleiben in Ihrem Browser und werden nicht übertragen.

  • Erfassen Sie Arbeitszeiten heute nachweisfähig?

  • Gibt es eine feste Regelwoche im Team?

Häufige Fragen

Erfüllt die Zeiterfassung die Aufzeichnungspflicht?

Das Modul zeichnet Beginn, Ende und Pausen je Arbeitstag auf und hält die Aufzeichnung revisionsfähig vor. Damit lässt sich die Pflicht nach § 16 Abs. 2 ArbZG und der Rechtsprechung des BAG (Beschluss vom 13.09.2022, 1 ABR 22/21) erfüllen. Die konkrete Ausgestaltung – etwa Delegation an Mitarbeitende – legt Ihre Apotheke fest.

Werden Pflichtpausen automatisch geprüft?

Ja. Ab mehr als sechs Stunden werden 30 Minuten, ab mehr als neun Stunden 45 Minuten erwartet (§ 4 ArbZG). Fehlt die Pause, wird der Tag markiert.

Sehen Mitarbeitende die Daten der anderen?

Der Plan ist für das Team einsehbar, die Zeit- und Abwesenheitsdaten einzelner Personen bleiben der Leitung und der jeweiligen Person vorbehalten. Die Rechte vergeben Sie unter Team-Zugänge.

Was ist mit Notdiensten?

Notdienste werden als eigene Schichtart geplant und lassen sich zusammen mit den übrigen Terminen in den Teamkalender übernehmen und als Kalenderdatei exportieren.

Das Modul steht Apotheken mit freigeschaltetem Zugang zur Verfügung. Der Zugang wird pro Apotheke vergeben.

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