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Lösung · Team & Organisation

Inhaber-EntlastungsCheck: Zeitfresser sichtbar machen und Aufgaben sicher abgeben

Viele Inhaber:innen arbeiten im Betrieb statt am Betrieb. Der EntlastungsCheck erfasst Ihre Aufgaben strukturiert, zeigt in einer Zeitlandkarte, wohin Ihre Stunden fließen, beziffert das Entlastungspotenzial in Stunden und Euro und erzeugt die Arbeitsanweisungen, mit denen die Übergabe wirklich gelingt.

Sanduhr auf einem aufgeräumten Schreibtisch als Sinnbild für gewonnene Zeit

Das Wichtigste in 60 Sekunden

Viele Inhaber:innen arbeiten im Betrieb statt am Betrieb. Der Check erfasst Ihre Aufgaben strukturiert, zeigt in einer Zeitlandkarte, wohin die Stunden fließen, und beziffert das Entlastungspotenzial in Stunden und Euro. Am Ende liegen die Arbeitsanweisungen vor, mit denen die Übergabe wirklich gelingt.Mehr lesen
  • Start:ca. 45 Minuten für die Aufgabenaufnahme
  • Danach:halbjährliche Überprüfung
  • Voraussetzung:ehrliche Einschätzung der eigenen Woche
  • Ergebnis:Word und PDF
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Was am Ende vorliegt

  • Eine Zeitlandkarte, die zeigt, wohin Ihre Woche tatsächlich fließt
  • Eine Rangliste der Aufgaben mit dem größten Entlastungspotenzial
  • Konkrete Delegationsvorschläge mit passender Rolle im Team
  • Passende SOPs und Checklisten zum Übergeben – als Word-Datei

Für wen ist das gemacht?

  • Inhaber:innen, die zu viel Zeit in Routineaufgaben stecken
  • Filialverbünde, die Aufgaben zwischen Standorten sauber verteilen wollen
  • Teams vor einer Übergabe an eine Filialleitung oder Nachfolge
  • Apotheken, die Abläufe erstmals schriftlich festhalten möchten

Nicht nötig, wenn: Sie Ihre Woche bereits klar auf Führungsaufgaben ausgerichtet haben.

Was drinsteckt

  • Strukturiertes Aufgaben-Interview

    Ein Katalog mit zwanzig typischen Inhaberaufgaben aus vier Bereichen, mit Vorschlägen zu Häufigkeit und Dauer sowie der ehrlichen Frage, warum eine Aufgabe bisher bei Ihnen liegt.

  • Einstufungshilfe

    Für jede Aufgabe eine begründete Einschätzung, wie gut sie sich abgeben oder automatisieren lässt – Sie entscheiden, die Einstufung bleibt änderbar.

  • Zeitlandkarte

    Stunden pro Monat und Woche, verteilt auf Bereiche und Aufgaben, mit den größten Hebeln oben. Inklusive Wert der freiwerdenden Zeit pro Jahr.

  • Arbeitsanweisungen und Verantwortungsmatrix

    Zu jeder abgebbaren Aufgabe eine SOP mit Zweck, Verantwortung, Ablauf, Kontrolle und Eskalation – dazu eine Matrix, wer macht, wer entscheidet, wer informiert wird.

  • Übergabeplan 30-60-90 Tage

    Die Abgabe in drei Etappen mit Verantwortlichen und Fälligkeiten, abhakbar und jederzeit nachsteuerbar.

  • Export für das Team

    Arbeitsanweisungen, Matrix und Übergabeplan als Word-Datei, Zeitlandkarte und Potenziale als Excel-Arbeitsmappe.

So läuft es ab

Einmaliger Aufwand insgesamt: rund 45 Minuten – dazu kommen die wiederkehrenden Schritte.

  1. 1

    Aufgaben erfassen

    Inhaber:in30 Min.einmalig

    Interview durchgehen und Häufigkeit sowie Dauer je Aufgabe eintragen.

  2. 2

    Potenzial ablesen

    Inhaber:in10 Min.einmalig

    Zeitlandkarte zeigt, wohin Ihre Stunden fließen und was realistisch abgebbar ist.

  3. 3

    Unterlagen erzeugen

    Inhaber:in5 Min.einmalig

    Arbeitsanweisungen und Verantwortungsmatrix erstellen und anpassen.

  4. 4

    Übergabe starten

    Inhaber:in und Teamlaufendwiederkehrend

    Fahrplan aufsetzen, Verantwortliche eintragen und Schritt für Schritt abhaken.

Was das Modul nicht leistet

Damit die Erwartung stimmt, hier die bewussten Grenzen:

  • Kein Ersatz für Personalplanung oder eine zusätzliche Stelle.
  • Keine arbeitsrechtliche Bewertung von Aufgabenübertragungen.
  • Keine Zeiterfassung im laufenden Betrieb – die Landkarte beruht auf Ihrer Einschätzung.

Passt das zu uns?

Zwei, drei Fragen – die Antworten bleiben in Ihrem Browser und werden nicht übertragen.

  • Wissen Sie, wie viele Stunden pro Woche in Routineaufgaben fließen?

  • Gibt es im Team jemanden, der Aufgaben übernehmen könnte?

Häufige Fragen

Wie lange dauert das Interview?

Für einen belastbaren ersten Stand genügen etwa dreißig Minuten. Sie können jederzeit unterbrechen; alle Angaben bleiben gespeichert und lassen sich fortschreiben.

Wie wird das Entlastungspotenzial berechnet?

Aus Häufigkeit und Dauer je Aufgabe ergeben sich die Stunden pro Monat. Je nach Einstufung als gut, teilweise oder kaum abgebbar fließt ein Anteil davon in das Potenzial ein. Der Eurowert entsteht über einen hinterlegten Stundensatz.

Sind die Arbeitsanweisungen sofort einsetzbar?

Sie sind fertige Entwürfe in Ihrer Struktur. Prüfen Sie sie vor dem Einsatz auf Ihre Abläufe, Ihr Qualitätsmanagement und die geltenden Vorschriften und ergänzen Sie Besonderheiten Ihres Hauses.

Sehen Mitarbeitende meine Angaben?

Nein. Die Erfassung ist nur für Ihren Zugang sichtbar. Sie entscheiden, welche Unterlagen Sie exportieren und ins Team geben.

Das Modul steht Apotheken mit freigeschaltetem Zugang zur Verfügung. Der Zugang wird pro Apotheke vergeben und manuell geprüft.

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