Lösung · Recht & Qualität
Datenschutz-Konzept Apotheke: geführt zum vollständigen Nachweis
Rezeptabrechnung, Telematikinfrastruktur, pharmazeutische Dienstleistungen, Botendienst, Videoüberwachung, Personalakten: In der Apotheke werden täglich Gesundheitsdaten verarbeitet. Das Modul führt Sie in fünf Schritten vom Fragebogen zum vollständigen Dokumentenpaket – und zeigt am Ende ausdrücklich, was Sie selbst noch ergänzen müssen.
Das Wichtigste in 60 Sekunden
Datenschutz scheitert selten am Willen, sondern an Struktur und Nachweis. Das Modul führt durch Verarbeitungsverzeichnis, technische Maßnahmen, Informationspflichten und Löschkonzept – auch für Filialen. Am Ende liegt eine prüffähige Mappe vor, Teilbereiche lassen sich einzeln freigeben und drucken.Mehr lesen
- Start:ca. 60 Minuten für die Bestandsaufnahme
- Danach:jährliche Prüfung, Erinnerung automatisch
- Voraussetzung:Liste der eingesetzten Programme
- Ergebnis:Word, PDF
Was am Ende vorliegt
- Ein Datenschutzkonzept, das Ihre Apotheke tatsächlich beschreibt – nicht eine Mustervorlage
- Ein Verarbeitungsverzeichnis nach Art. 30 DSGVO als Word- und Excel-Datei
- Informationspflichten, Einwilligungen, Löschkonzept und Meldeprozess für den Ernstfall
- Eine priorisierte Liste dessen, was Sie noch selbst ergänzen oder entscheiden müssen
Für wen ist das gemacht?
- Inhaber:innen, die den Datenschutz erstmals sauber aufsetzen wollen
- Apotheken, die vor einer Prüfung oder einem Audit belastbare Unterlagen brauchen
- QM-Beauftragte, die vorhandene Unterlagen aktualisieren und versionieren
- Filialverbünde, die einheitliche Vorgaben für alle Betriebsstätten benötigen
Nicht nötig, wenn: ein externer Datenschutzbeauftragter alle Unterlagen bereits führt und aktuell hält.
Was drinsteckt
Bestandsaufnahme
Verantwortliche Stelle, Betriebsdaten und bereits umgesetzte technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO auf einen Blick.
Apothekenkatalog der Verarbeitungen
Über 20 vorbereitete Verarbeitungstätigkeiten von der Rezeptabrechnung über TI und pDL bis zu Botendienst, Videoüberwachung und Bewerbungsverfahren – übernehmen, anpassen, ergänzen.
Geführter Fragebogen
Verständliche Fragen mit Hinweis und anklickbaren Formulierungshilfen. Sie entscheiden, was gilt – die Formulierung liefert das Modul.
Dokumentenpaket
Konzept, Verarbeitungsverzeichnis, TOM-Dokumentation, Informationspflichten für Kundschaft und Beschäftigte, Einwilligungen, Verpflichtung auf Vertraulichkeit, Löschkonzept, Meldeprozess Datenpanne, Betroffenenrechte, AVV-Übersicht, DSB-Bestellung und Schulungsunterlage.
Lückenliste
Eine priorisierte Übersicht mit Schweregrad, Norm und konkretem nächstem Schritt – damit klar ist, was noch offen ist.
Versionierung und Freigabe
Jedes Dokument trägt Nummer, Version, Änderungsgrund und Freigabefeld, dazu Ihr Apothekenlogo. Downloads als Word-Dateien und Excel-Verzeichnis.
So läuft es ab
Einmaliger Aufwand insgesamt: rund 1 Stunden – dazu kommen die wiederkehrenden Schritte.
- 1
Bestand aufnehmen
Inhaber:in20 Min.einmalig
Stammdaten prüfen und ankreuzen, welche Schutzmaßnahmen bereits laufen.
- 2
Verarbeitungen wählen
Inhaber:in15 Min.einmalig
Aus dem Apothekenkatalog übernehmen, was auf Ihren Betrieb zutrifft.
- 3
Fragen beantworten
Inhaber:in20 Min.einmalig
Geführter Fragebogen mit Formulierungshilfen statt leerer Vorlagen.
- 4
Dokumente erzeugen
Inhaber:in5 Min.einmalig
Das vollständige Paket entsteht aus Ihren Angaben – editierbar und versioniert.
- 5
Lücken schließen
Teamnach Bedarfwiederkehrend
Offene Punkte abarbeiten, erledigt setzen und jährlich erneut prüfen.
Was das Modul nicht leistet
Damit die Erwartung stimmt, hier die bewussten Grenzen:
- Keine Rechtsberatung: Die Unterlagen sind eine Arbeitsgrundlage und ersetzen keine anwaltliche Prüfung.
- Keine Bestellung einer oder eines externen Datenschutzbeauftragten und keine Vertretung gegenüber Aufsichtsbehörden.
- Keine automatische Prüfung Ihrer IT-Systeme; Grundlage sind Ihre Angaben.
- Keine Verträge zur Auftragsverarbeitung mit Ihren Dienstleistern – das Modul liefert die Übersicht und zeigt, welche noch fehlen.
Passt das zu uns?
Zwei, drei Fragen – die Antworten bleiben in Ihrem Browser und werden nicht übertragen.
Liegt ein aktuelles Verarbeitungsverzeichnis vor?
Ist geregelt, wie lange welche Daten aufbewahrt werden?
Häufige Fragen
Brauche ich als Apotheke eine Datenschutzbeauftragte oder einen Datenschutzbeauftragten?
Nach § 38 BDSG ist eine Benennung Pflicht, sobald in der Regel mindestens 20 Personen ständig automatisiert personenbezogene Daten verarbeiten. Unabhängig davon kann eine Benennung wegen der umfangreichen Verarbeitung von Gesundheitsdaten sinnvoll sein. Das Modul erstellt entweder die Bestellung oder die dokumentierte Begründung, warum keine Pflicht besteht.
Ersetzt das Modul eine Rechtsberatung?
Nein. Es strukturiert Ihre Angaben zu prüffähigen Unterlagen und markiert alle Stellen, die Sie selbst entscheiden oder ergänzen müssen. Für eine rechtliche Bewertung ziehen Sie bitte Ihre Rechtsberatung oder Ihren Verband hinzu.
Sind Schweigepflicht und § 203 StGB berücksichtigt?
Ja. Die Verpflichtung mitwirkender Personen auf Vertraulichkeit und die Besonderheiten der berufsrechtlichen Schweigepflicht sind Teil des Pakets, ebenso die Anforderungen aus ApBetrO und BDSG.
Kann ich die Dokumente weiterbearbeiten?
Ja. Jedes Dokument ist direkt im Modul editierbar, lässt sich mit einem Änderungswunsch überarbeiten und als Word-Datei mit Ihrem Logo, Dokumentnummer und Versionshistorie herunterladen.
Was passiert bei einer Datenpanne?
Das Paket enthält einen Meldeprozess mit Fristenlogik nach Art. 33 und 34 DSGVO, Zuständigkeiten und einer Vorlage zur internen Dokumentation des Vorfalls.
Das Modul steht Apotheken mit freigeschaltetem Zugang zur Verfügung. Der Zugang wird pro Apotheke vergeben und manuell geprüft.
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